Formular:Auftragsbestätigung

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Eine Auftragsbestätigung ist im deutschen Recht lediglich eine im allgemeinen Geschäftsverkehr übliche Form der Willenserklärung, die meist schriftlich erfolgt. Der Versand einer Auftragsbestätigung dient üblicherweise eher zur Vermeidung von Missverständnissen und ist demnach mehr die Mitteilung des Anbietenden an den Auftraggeber, dass er den vereinbarten Vertrag verpflichtend eingeht und dementsprechend den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen durchführen wird.

Im Projektmanager kann daher schnell und unkompliziert eine Auftragsbestätigung aus einem bestehenden Angebot erstellt werden. Nach Auswahl des Angebotes erscheint im rechten, gelb hinterlegten Bereich die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Erzeugen.png Auftragsbestätigung Sf r.png
. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird die Auftragsbestätigung aus dem Angebot erstellt und kann nach dem Sichern gedruckt und versendet werden.

Zudem ist das Formular "Auftragsbestätigung" über das Menü "Erfassen -> Auftragsbestätigung" zu öffnen.

Das Formular "Auftragsbestätigung" zum Erfassen von Auftragsbestätigungen.

Kopfdaten der Auftragsbestätigung

In der Elementgruppe "Kopfdaten der Auftragsbestätigung" sind Informationen wie die laufende Nummer der Auftragsbestätigung, das Erstellungsdatum und die Zuordnung zum Kunden hinterlegt.

Summen

In dieser Gruppe wird die Nettosumme vor Nachlässen, die Nettoauftragssumme, die aus der Nettosumme ermittelte Umsatzsteuer und schließlich der Bruttowert des Auftrags zur Information angezeigt. Die in den Faktura Einstellungen eingestellte Umsatzsteuer kann, wenn nötig, im Eingabefeld der Umsatzsteuer für das aktuelle Angebot bzw. Auftragsbestätigung verändert werden.

interne Info

In diesem Textfeld können interne Informationen zur jeweiligen Auftragsbestätigung festgehalten werden. Diese Informationen tauchen auf keinem Ausdruck auf und sind daher wirklich nur für den internen Gebrauch bestimmt.

Funktionen

In dieser Gruppe befinden sich weitere Funktions- und Einstellmöglichkeiten, die auf die aktuelle Auftragsbestätigung angewendet werden können.

Anschrift...
Über die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Visitenkarte.png Anschrift...Sf r.png
wird das Unterformular "Adressdaten" geöffnet.
Das Unterformular "Adressdaten" des Auftragsbestätigungsformulars.
Das Formular bietet eine Übersicht der Adressdaten des im Formular ausgewählten Kunden. Zudem besteht die Möglichkeit die Adressdaten der Auftragsbestätigung zu ergänzen oder abzuändern. Die Ergänzungen und Änderungen beziehen sich dabei nur auf die aktuelle Auftragsbestätigung und nicht auf weitere Dokumente.


Texte/Zahlungsbedingungen...
Über die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Bearbeiten.png Texte/Zahlungsbedingungen...Sf r.png
wird das Unterformular "Texte / Zahlungsbedingungen" geöffnet.
Das Unterformular "Texte / Zahlungsbedingungen" des Auftragsbestätigungformulars.
Das Formular bietet eine Übersicht über die in der Auftragsbestätigung verwendeten Texte für den Kopf, den Schluss und der in der Auftragsbestätigung aufgeführten Zahlungsbedingung. Welcher der Vorgabetexte für eine Auftragsbestätigung übernommen werden soll, kann für alle neuen Auftragsbestätigungen im Register "Grundeinst." der Faktura Einstellungen vorgenommen werden. Im Formular Textbausteine für Dokumente der Stammdaten können weiter Vorgabetexte erstellt oder bestehende angepasst werden.
Desweiteren bietet das Formular, neben der Ansicht der verwendeten Texte und Zahlungsbedingungen, die Möglichkeit die Texte für die ausgewählte Auftragsbestätigung zu ergänzen oder abzuändern. Für den Kopf- und Schlusstext können, anhand der Auswahlliste "Andere Vorgabetexte" über dem jeweiligen Textfeld, vorhandene Texte ausgewählt und an die Stelle an der die Markierung blinkt eingefügt werden. Natürlich können weitere Texte durch normale Eingabe ergänzt oder abgeändert werden. Über die Auswahlliste "Andere Vorgabetexte" der Zahlungsbedingungen kann lediglich ein neuer Text für die Zahlungsbedingungen ausgewählt werden. Änderungen und Ergänzungen von Zahlungsbedingungen und deren Texte können nur im Formular Zahlungsbedingungen in den Stammdaten vorgenommen werden.


Sachbearbeiter...
Über die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Sachbearbeiter.png Sachbearbeiter...Sf r.png
wird das Unterformular "Weitere Daten" geöffnet.
Das Unterformular "Weitere Daten" des Auftragsbestätigungsformulars.
In der Elementgruppe "Sachbearbeiter und Geschäftsbereich" sind Eingabefelder und Auswahllisten enthalten, in denen entsprechende Informationen zur aktuellen Auftragsbestätigung angezeigt und hinterlegt werden können. Die Texte in den Feldern "Kaufmännisch:", "Technisch:" und "Sachbearbeiter:" erscheinen zudem im Ausdruck der Auftragsbestätigung. Der Inhalt der Textfelder "Kaufmännisch:" und "Technisch:" wird mit den aus den Stammdaten vorgegebenen Texten gefüllt, sofern diese im Register "Grundeinst." der Faktura Einstellungen vorhanden sind. Sofern Vorgaben für Bauleiter, Sachbearbeiter und Geschäftsbereich im Register "Klassifikationen" des Adressformulars gemacht wurden, werden diese, nach Auswahl eines Kunden in der Auftragsbestätigung, automatisch in die Felder "Sachbearbeiter" bzw. Geschäftsbereich übernommen. Natürlich können hier die Vorgaben für die aktuelle Auftragsbestätigung über die Auswahllisten geändert werden.
In der Elementgruppe "Währungsangaben" werden für die aktuelle Auftragsbestätigung gültige Vorgaben zur angezeigten Währung im Dokument und im Ausdruck bestimmt. Darüber hinaus können Angaben zu einer abweichenden Währung, sofern nötig, vorgenommen werden.


Nachlässe, Zuordnungen, Import...
Über die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Nachlass.png Nachlässe, Zuordnungen, Import...Sf r.png
wird das Unterformular "Nachlässe, Zuordnungen, Import" geöffnet.
Das Unterformular "Nachlässe, Zuordnungen, Import" des Auftragsbestätigungsformulars.
In der Elementgruppe "Zuordnungen und Einstellungen" werden Informationen über eine eventuelle Zuordnung der Auftragsbestätigung zu einer Anfrage, einem Kostenträger oder einem Anschreiben angezeigt. Zudem können Zuordnungen über die Auswahllisten vorgenommen oder geändert werden. Daneben sind diverse Einstellungsmöglichkeiten vorhanden, die Einfluss auf die aktuelle Auftragsbestätigung und den aus der Auftragsbestätigung erstellten Auftrag haben. Dazu gehört die "Vorgabe für Grundvorhaltung", deren voreingestellter Wert aus dem Register "Grundeinst." der Faktura Einstellungen bzw. dem Register "Klassifikationen" des Adressformulars übernommen wird. Weiterhin kann das Format der Positionsnummer beeinflusst werden. Standardmäßig ist die Option "keine GAEB Konformität" aktiviert. Weitere Vorgaben zur Formatierung der Positionsnummern kann im Formular "Positionsnummern konfigurieren" durch klicken der Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Werkzeug.png einstellen Sf r.png
vorgenommen werden.
In der Elementgruppe "Import aus anderen Dokumenten" befinden sich Möglichkeiten, um alle Daten oder nur Positionen aus anderen Dokumenten in die Auftragsbestätigung zu importieren. Über die Auswahlliste "Übernahme aus:" wird der Dokumenttyp, von dem Daten in die aktuelle Auftragsbestätigung importiert werden sollen, bestimmt. Mithilfe der darunterliegenden Auswahlliste "Dokumentenauswahl" wird dann das gewünschte Dokument für den Datenimport bestimmt. Nach der Auswahl des Dokuments gibt es nun zwei Möglichkeiten des Datenimports. Über die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Import.png Dokument importieren Sf r.png
werden alle Daten aus dem ausgewählten Dokument in die aktuelle Auftragsbestätigung importiert. Über die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Import.png nur Positionen übernehmen Sf r.png
werden lediglich nur die Positionen aus dem Dokument übernommen.
In der Elementgruppe "Nachlässe oder Zuschläge" können Nachlässe oder Zuschläge auf die gesamte Auftragssumme gemacht werden. Die hier eingegebenen Werte werden nach Erstellen des Auftrags in den Kostenträger und den zugehörigen Rechnungen übernommen. Im langen Eingabefeld wird Text eingegeben, der den Nachlass oder den Zuschlag beschreibt. Direkt rechts davon wird der Nachlass bzw. Zuschlag als Prozentwert eingegeben. Wichtig ist hier, dass Nachlässe mit einem Minus angegeben werden müssen. Sobald das Eingabefeld für den Prozentwert mit der Tab- oder Enter-Taste verlassen wird, erscheint der Nettobetrag des Nachlasses bzw. Zuschlages im Textfeld "Nettobetrag".
Auftragsbest. mit Aufmaßpositionen drucken
Das setzen dieser Option bewirkt, dass im Ausdruck das Aufmaß mit ausgedruckt wird, welches in der Spalte →∑ für jede Leistungsposition eingeben werden kann. Zum Setzen der Option muss die Auftragsbestätigung nicht in den Bearbeiten-Modus versetzt werden!


neue Nachtragsbestätigung anlegen
Durch einen Klick auf die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Neu.png neue Nachtragsbestätigung anlegen Sf r.png
kann eine Nachtragsbestätigung zur aktuell ausgewählten Auftragsbestätigung erstellt werden. Die Nachtragsbestätigung bekommt dabei die selbe Auftragsbestätigungsnummer und wird lediglich um eine Nachtragsnummer erweitert. Werden weitere Nachträge zu dieser Auftragsbestätigung erstellt, so wird nur die Nachtragsnummer hochgezählt.


Auftragsbestätigung kopieren
Durch einen Klick auf die Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Kopieren.png Auftragsbestätigung kopierenSf r.png
wird eine Kopie der aktuell ausgewählten Auftragsbestätigung erstellt. Die erstellte Kopie wird direkt, bis auf die Auftragsbestätigungsnummer, mit allen Daten und Einstellungen der original Auftragsbestätigung gespeichert. Die Kopie bekommt die nächste freie Auftragsbestätigungsnummer.

Tabelle der Positionen

Im Auftragsbestätigungsformular befindet sich im unteren Bereich eine Tabelle. Dort werden die zu einer Auftragsbestätigung gehörenden Positionen erfasst. Für jede Position wird eine neue Zeile erstellt.

Direkt über der Tabelle sind, neben den Standardsymbolen zum Arbeiten mit Tabellen, zwei weitere Elemente. Durch klicken der Schaltfläche
Sf l.pngSymbol Mehr.pngweitere Informationen zu den PositionenSf r.png
werden weitere Informationen zur zuvor ausgewählten Position in einem separaten Fenster angezeigt. Durch Setzen der Option "Mietpositionen automatisch erzeugen" wird beim Hinzufügen einer neuen Zeile diese automatisch als Mietposition erzeugt, wenn die zuvor hinzugefügte Zeile eine Gerüstposition ist.
Typ
Neben den normalen Positionstypen, wie Gerüst- und Mietpositionen, gibt es Typen, die Informationen zu anderen Positionen enthalten können oder Einfluss auf den späteren Ausdruck haben.
Positions-Nr
Die Nummer der jeweiligen Position wird hier eingetragen. In der Regel passiert dies automatisch. Für Positionsnummern sind alphanumerische Zeichen erlaubt. Für die automatische Nummerierung werden jedoch nur Zahlen innerhalb der Positionsnummer berücksichtigt. Unterpositionen sind ebenfalls möglich. Die Positionsnummer einer Unterposition besteht aus zwei, mit einem Punkt voneinander getrennten, Nummern. Beispielsweise "005.02", dies wäre die zweite Unterposition der fünften Hauptposition.
Die Sortierung der Positionen wird anhand der Positionsnummern vorgenommen. Die Sortierung erfolgt nach alphanumerischen Gesichtspunkten. Eine Positionsnummer mit einem "*" wird vor einer Zahl einsortiert, eine Zahl vor einem Buchstaben.
PNr
Durch Setzen eines Häkchens wird die entsprechende Position nicht im Ausdruck aufgeführt. Der Wert der Position wird jedoch weiterhin für die Angebotssumme berücksichtigt.
Miete
Durch Setzen des Häkchens wird die entsprechende Position als Mietposition bestimmt.
zu Position
Manche Positionen nehmen Bezug zu anderen Positionen, wie Miet- oder Alternativpositionen. In dieser Zelle wird die Positionsnummer eingetragen auf die sich die jeweilige Position bezieht.
LV Typ
Nur sichtbar, wenn in den Controlling Einstellungen die Option zur Artikelauswahl in den Dokumenten aktiviert wurde!
In der Tabelle wird eine Auswahlliste mit folgenden Möglichkeiten angezeigt: LV, Verkauf und Vermietung. Abhängig von der Auswahl werden folgende Daten und Preise importiert.
Spalten mit aktivierter Option zur Artikelauswahl in den Dokumenten.
  • LV: Ermöglicht die Auswahl einer LV-Position aus dem Leistungsverzeichnis in der Spalte "LV-Position". Es werden Preise, Einheiten und Text aus dem Leistungsverzeichnis importiert, sofern diese in der Leistungsposition hinterlegt wurden.
  • Verkauf: Ermöglicht die Auswahl eines Artikels aus dem Artikelstamm in der Spalte "Artikel". Die Benamung der Spalte "LV-Position" ändert sich in "Artikel"! Es wird der Listenpreis eines Artikels, Einheiten und Texte aus dem Artikelstamm importiert, sofern diese im Artikel hinterlegt wurden.
  • Vermietung: Ermöglicht die Auswahl eines Artikels aus dem Artikelstamm in der Spalte "Artikel". Die Benamung der Spalte "LV-Position" ändert sich in "Artikel"! Es wird der Preis aus dem Feld "Miete" eines Artikels, Einheiten und Texte aus dem Artikelstamm importiert, sofern diese im Artikel hinterlegt wurden. Insbesondere werden, wie bei der Miete einer Leistungsposition, die Dauer und Einheiten der Grundvorhaltung sowie der Längermiete aus dem Artikel übernommen.
LV
Ermöglicht die Auswahl eines Leistungsverzeichnisses. Das Leistungsverzeichnis muss zuvor als Bezeichnetes Leistungsverzeichnis angelegt worden sein. Nach der Auswahl eines LVs werden in dem darauf folgenden Menü „LV-Position“ nur die Leistungs-Positionen des ausgewählten Bezeichneten LVs angezeigt.
LV-Position
Für Leistungspositionen kann aus einer Liste ein Artikel ausgewählt werden, der im Leistungsverzeichnis der Stammdaten existiert. Wurden im Leistungsverzeichnis für den Artikel Werte für Einheit, GVH, Zeit-Einheit, Kurztext, Einzelpreis oder Miete hinterlegt, so werden diese übernommen und in die jeweilige Zelle dieser Position eingetragen.
→∑ Massenermittlung zur Position
Das Unterformular Massenermittlung zur Position zum Erfassen von Aufmaßen im Angeboten.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche gelangt man in die Massenermittlung zur Position. Hier wird bereits ein Aufmaß zur Angebots- oder Auftragsbestätigungsphase hinterlegt. Die Summe der Massen wird in die Spalte „Menge“ der jeweiligen Leistungsposition übernommen. Durch setzen der Option „Auftragsbest. mit Aufmaßpositionen drucken“ werden die Massen im Ausdruck der Auftragsbestätigung mit ausgegeben. Des Weiteren werden die Eingaben mit ins Aufmaß importiert, wenn das Aufmaß aus der Auftragsbestätigung erstellt wird.
ca.
Ist der genaue Wert für eine angebotene Menge nicht bekannt oder soll bewusst nur eine ungefähre Angabe gemacht werden, so wird durch Setzen des Häkchens im Ausdruck ein "ca." vor den Wert der Menge geschrieben.
Menge
In diese Zelle ist der Wert für die Menge einzutragen.
Einheit
Die Einheit des angegebenen Wertes wird in dieser Zelle über eine Auswahlliste angegeben. Zur Auswahl stehen die Einheiten, die in den Stammdaten hinterlegt wurden. Wird eine Grund- oder Vorhalteeinheit nicht in der Liste aufgeführt, kann diese im Formular Einheiten angelegt werden.
GVH
Für Gerüstpositionen wird in dieser Zelle die Grundstandzeit eingetragen.
Zeit-Einheit
Über eine Auswahlliste wird die Zeiteinheit der zuvor angegebenen Grundstandzeit bestimmt.
Kurztext
Als Kurztext kann ein 70 Zeichen langer Text eingegeben werden. Sofern kein Langtext existiert wird dieser im Ausdruck angezeigt.
TXT
Sofern es nötig ist einen Text zu erfassen, der mehr als 70 Zeichen lang ist, so muss dieser als Langtext hinterlegt werden. Durch einen Linksklick auf das Symbol
Sf l.pngSymbol Neu.pngSf r.png
öffnet sich ein Fenster zur Eingabe des Textes. Wenn zu einer Position ein Langtext hinterlegt ist, so wird dies durch das Symbol
Sf l.pngSymbol Oeffnen.pngSf r.png
angezeigt. Ein Langtext wird statt des Kurztextes im Ausdruck angezeigt, wenn er existiert.
Einzel
In dieser Zelle wird der Einzelpreis der Ware oder Dienstleistung angegeben.
 %-Satz
Durch Angabe eines Prozentwertes wird ein Zuschlag bzw. Nachlass auf den in der Spalte "Einzel" angegebenen Preis berechnet. Nachlässe werden durch einen negativen Prozentwert bestimmt.
Gesamt
Der Gesamtpreis ermittelt sich aus der angegebenen Menge mal den Einzelpreis, mal dem Prozentwert für einen Nachlass bzw. Zuschlag.
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