Funktion:Jahresabschluss durchführen

Aus Handbuch
Wechseln zu: Navigation, Suche





Vorbereitungen

  • Vergewissern Sie sich, dass sich Ihre CP-Pro Gerüstbau-Office Installation auf dem neusten Stand befindet.
  • Bevor Sie mit der Datenbearbeitung und Jahresübernahme beginnen, erstellen Sie unbedingt eine Sicherung Ihrer Daten.


Zusammenfassende Auflistung der nachfolgenden Schritte

Für den Jahresabschluss in CP-Pro Gerüstbau-Office sind mehrere Schritte nötig.

  1. Anlegen des neuen Geschäftsjahres.
  2. Produktive Kostenträger überarbeiten.
  3. Kostenträger ins neue Geschäftsjahr übernehmen.
  4. Umstellen auf das neue Geschäftsjahr.


Jahresübernahme Schritt für Schritt

1. Schritt: Anlegen des neuen Geschäftsjahres

Legen Sie zuerst ein neues Geschäftsjahr an.

  1. Starten Sie CP-Faktura
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Stammdaten -> Einstellungen -> Geschäftsjahr". Das Formular Geschäftsjahr öffnet sich.
  3. Klicken Sie in dem Formular auf das Neu-Symbol
    Sf l.pngSymbol Neu.pngSf r.png
    oder drücken die Taste F3, um einen neuen Datensatz für das neue Geschäftsjahr anzulegen.


Nach dem Speichern sollte das Formular in etwa, wie im folgenden Bild dargestellt, aussehen.

WICHTIG! Das Format wird vom Vorjahr übernommen und sollte auch nicht geändert werden, dies muss nicht zwingend XXXX sein.

Das Formular GJ1 mit dem neu angelegten Datensatz für das Geschäftsjahr 2019.

Das Formular wird nicht mehr benötigt und kann geschlossen werden.


2. Schritt: Produktive Kostenträger überarbeiten

1. Gehen Sie bitte unter dem Menüpunkt "Auswerten" auf die Kostenträgerübersicht.


Für die Kostenträgerübernahme in das neue Geschäftsjahr ist nur der Status "halbfertig" und "fertig" zulässig.

  • Fertig -> Diese Kostenträger sind abgeschlossen und werden nicht mit ins neue Geschäftsjahr übernommen
  • Halbfertig -> Diese Kostenträger laufen noch und werden mit ins neue Geschäftsjahr übernommen


2. Vergewissern Sie sich, dass bei der Filterung "Button > Filter ändern im lila hinterlegten Bereich" das Häkchen auf "Alle Aufträge" gesetzt ist und bestätigen Sie dieses mit
Sf l.pngSymbol Ok.pngÜbernehmenSf r.png
.


3. Nun gehen Sie bitte die Kostenträgerübersicht durch und setzen den Kostenträger auf Halbfertig oder auf Fertig.


Bei Halbfertig wird das Bis-Datum automatisch gesetzt. Bei Fertig sollte das Bis-Datum manuell eingetragen werden, an dem es tatsächlich fertig gemeldet wurde.

Bitte achten Sie darauf, dass in der Kostenträgerliste kein laufend, erteilt und schließen als Status gesetzt ist.


3. Schritt: Kostenträger ins neue Geschäftsjahr übernehmen

  1. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü im rot hinterlegten Bereich das neue Geschäftsjahr aus.
  2. Neben dem Auswahlmenü, im rot hinterlegten Bereich, sollte nun die Schaltfläche
    Sf l.pngSymbol Pfeil Abzweigen.pngKTR ÜbernehmenSf r.png
    aktiv werden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Übernahmevorgang zu beginnen. Ist die Schaltfläche nicht aktiv, so existiert in der Tabelle noch ein Kostenträger mit dem Status laufend, erteilt oder schließen.
  3. Nach klicken der Schaltfläche
    Sf l.pngSymbol Pfeil Abzweigen.pngKTR ÜbernehmenSf r.png
    erscheint ein Dialog, der Sie fragt, ob alle Kostenträger für das ausgewählte Geschäftsjahr erstellt werden sollen. Bestätigen Sie diesen Dialog mit
    Sf l.pngJaSf r.png
    .
  4. Nach erfolgter Übernahme sollten Sie eine Erfolgsmeldung erhalten, die Sie mit einen Klick auf
    Sf l.pngOKSf r.png
    schließen können.


Damit ist der Übernahmevorgang abgeschlossen! Produktive Kostenträger, die vor der Übernahme als halbfertig geschlüsselt wurden, werden im neuen Geschäftsjahr mit dem Status laufend und mit der ursprünglichen Nummer angelegt. Alle unproduktiven Kostenträger (z.B. Urlaub, Krank, usw.) wurden für das neue Geschäftsjahr automatisch angelegt.

4. Schritt: Umstellen auf das neue Geschäftsjahr

Unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Einstellungen -> Controlling Einstellungen -> Reiter "Grunddaten" stellen Sie rechts oben auf das aktuelle Geschäftsjahr um. Dieser Schritt darf nicht vergessen werden, da sonst alle im alten Geschäftsjahr weiter arbeiten würden.


Prüfen der Kostenträger nach erfolgter Übernahme

Nach der Übernahme sollten Sie die Kostenträger Prüfen.

  1. Öffnen Sie über das Menü "Erfassen -> Kostenträger/Aufträge" das Formular Kostenträger.
  2. Über die Registerlaschen externe Baustellen, intern für unprod. MA und intern, für prod. MA, am linken Rand des Formulars, können Sie sich von der Richtigkeit der Nummernvergabe und der vollständigen Übernahme der internen, produktiven und unproduktiven Kostenträger überzeugen.

Nachbereitung

Je nachdem, welche Module von CP-Pro Gerüstbau-Office im Einsatz sind, müssen nach der Jahresübernahme noch diverse Einstellungen vorgenommen werden:

  • In CP-Controlling muss unter Umständen für die Personalstundenerfassung die Kostenträgerzuordnung bei den Anwesenheitskürzeln angeglichen werden (in CP-Controlling für die Personalstundenerfassung).
  • Die Kostenträger für den Schnittstelleneingang von Mobilzeitdaten müssen unter Umständen umgestellt werden (Einstellungen für die Schnittstelle „Stunden einlesen“)


Nummernkreise für Angebote und Rechnungen neu festlegen

Sie können die Nummernkreise für Angebote und Auftragsbestätigungen neu festlegen, indem Sie im jeweiligen Dokument die erste gewünschte Nummer vorgeben. Ab dann erhöht das Programm automatisch die jeweilige Nummer bei jedem neuen Angebot oder jeder neuen Auftragsbestätigungen um eins.

Der Nummernkreis für Rechnungen ist im Register „Weitere 2“ des Formulars „Faktura Parameter“ bei bedarf anzupassen. Das Formular wird über das Menü "Stammdaten -> Einstellungen -> Faktura Einstellungen" geöffnet.

Der Nummernkreis für produktive Kostenträger (Baustellen) wird im Register Grunddaten der Controlling Einstellungen, zu öffnen über "Stammdaten -> Einstellungen -> Controlling Einstellungen", festgelegt. Alle Dokumente innerhalb der Gerüstbau-Office Suite haben einen Schlüssel der, teils kombiniert mit dem Geschäftsjahr, eindeutig sein muss. Daher muss beim Geschäftsjahreswechsel das ein oder andere, die Nummernkreise betreffend, beachtet werden. Lesen Sie dazu bitte den Abschnitt zu Nummernkreisen.

Meine Werkzeuge